De kunst en wetenschap van budgetteren • ActionCOACH

De kunst en wetenschap van budgetteren

Een van de grootste uitdagingen in vrijwel ieder bedrijf is het beheer van de cashflow. In feite zijn de twee meest voorkomende uitdagingen van ondernemers cashflow en marketing.

Cashflow is echter puur een symptoom binnen een bedrijf – en het is daarom nodig om op zoek te gaan naar de oorzaken. Vaak is een van de belangrijkste oorzaken het algehele gebrek aan budgettering – of gewoon slechte budgettering.

Naast de gebruikelijke definities van het woord ‘budget’, is een van onze favorieten:
“De hoeveelheid geld die nodig is of beschikbaar is voor een doel.”

Een budget maakt ook deel uit van een veel grotere vereiste voor financieel meesterschap in jouw bedrijf, waaronder:

  1. Budget (inclusief een break-even en winst-break-even-analyse)
  2. Cashflow-prognose
  3. Maandelijkse management rapportages
  4. Jaarrekening: resultatenrekening en balans

De combinatie van een budget, samen met een cashflow-prognose, die rekening houdt met je winst-break-even, kan het begin zijn van veel meer rustgevende nachten (in plaats van wakker liggen door je zorgen te maken over het gebrek aan cashflow). Met maandelijkse financiële overzichten kun je ook het budget en de cashflow vergelijken om de overlapping of discrepantie tussen de gebudgetteerde projecties en de werkelijke resultaten te achterhalen.

Winst-break-even realiseren

Een goed budget moet een winst-break-even bevatten. Om bij jouw winst-break-even uit te komen, moet je de normale break-even-analyse uitvoeren, en jouw verwachte en gebudgetteerde winst hierbij optellen. De normale break-even-analyse is wellicht voldoende om de boel draaiende te houden, maar zeker niet voldoende vanuit een budgetterings- en planningsperspectief.

Als bedrijfseigenaar ben je in business om winst te maken – en daar moet dan ook een begroting voor worden gemaakt. Of je nu een percentage van de omzet gebruikt als een gebudgetteerd winstdoel of een ROI (Return on Investment) berekening is aan jou.

Als je niet voor winst budgetteert zul je ook geen winst maken, en ten tweede kun je jouw investering net zo goed verkopen en verplaatsen naar een beleggingsmaatschappij. Ze geven je graag een rendement tussen 7% en 10%, en daarom moet jouw bedrijf op zijn minst hetzelfde doen!

De winst-break-even wordt vervolgens vertaald naar de KPI’s (Prestatie-indicatoren) voor jouzelf en jouw team … en alleen als deze overschreden wordt, kan je erover denken om de buit te delen.

Een goed budget moet jouw winstdoelstelling, jouw jaarlijkse verhoging en die van jouw personeel, provisies, een redelijke vergoeding voor een stijging van de kosten, voorzieningen voor niet-betaling of dubieuze debiteuren omvatten en ja, zelfs het gedeelte voor onze vriend met de blauwe enveloppe!

Met een schone lei beginnen

Ons advies is met een frisse start te beginnen bij het maken van een nieuw budget.
Begin met een ‘verlanglijstje’ voor jouw bedrijf. Voer de salarissen en uitgaven in zoals je zou willen dat ze zijn. Plaats eerst het ‘nieuwe’ denken in het budget voordat je refereert aan de prestaties in het verleden om te zien waar aanpassingen nodig zijn. Te vaak laten we de fouten uit het verleden toe om het budget van de toekomst te dicteren. Dit maakt ons conservatiever en beperkt onze potentiële groei.

Vervolgens is een evenwichtsoefening nodig tussen de toekomstige ambities en prestaties uit het verleden om deze in overeenstemming te brengen met wat je in het nieuwe jaar uit het bedrijf en de markt kunt halen. Als je in het nieuwe jaar ‘nieuwe’ dingen wilt doen, zorg er dan voor dat het budget en de bijbehorende acties ook veranderen. Het heeft geen zin om een budget te hebben dat niemand ooit zal volgen of naar verwijzen. Alles is mogelijk ALS het hand in hand gaat met de juiste veranderingen.

Jouw nieuwe budget moet dan een levend document zijn en mag niet leeg blijven tot de volgende budgetcyclus.
Bekijk voortdurend de projecties en de werkelijke kosten en zorg ervoor dat je deze waar nodig bijwerkt. Je zou in een positie kunnen zijn om meer geld te verdienen of zelfs minder. Hoe sneller je dit kunt realiseren en kunt reageren met een bijgewerkt budget, hoe sneller jij en jouw team de nodige acties kunnen ondernemen om ervoor te zorgen dat je de door jou gestelde doelen voorblijft. Zo niet, dan val je in de valkuil die de meeste mensen maken – namelijk om je doelen naar beneden bij te stelen in plaats van corrigerende maatregelen te nemen en toch de gewenste resultaten te bereiken.

Met een goed budget zal de kasstroomprognose dan alleen de timingsverschillen beheren tussen het verwachte inkomen en/of de uitgaven die daadwerkelijk op jouw bankrekening worden gerealiseerd. Samen met de maandelijkse financiële overzichten, waarin je de geprojecteerde versus werkelijke prestaties analyseert, zul je snel op weg zijn naar succes en een veel winstgevender en ontspannen nieuw jaar.

Jouw ActionCOACH kan je op weg helpen met een eenvoudig budgetmodel voor een winst-break-even doelstelling inclusief het volgen van de werkelijke realisatie.

Een keer sparren met een ActionCOACH?

Meld je hier aan voor een kosteloos adviesgesprek.

Partners

Partner Partner Partner Partner