Haal meer waarde uit je tijd met behulp van de focus zone • ActionCOACH

Haal meer waarde uit je tijd met behulp van de focus zone

Wanneer je een eigen bedrijf hebt of werkt met iemand die dat heeft, heb je waarschijnlijk het ‘nooit genoeg tijd’ fenomeen wel eens ervaren.
Als je ervoor wilt zorgen dat jouw bedrijf jouw werknemers, klanten en jezelf ondersteunt, dan moet je de tijd nemen om er zeker van te zijn dat de juiste werkzaamheden worden uitgevoerd.

Stephen Covey, schreef in zijn boek ‘The 7 Habits of Highly Effective People’ over de vier tijdskwadranten als onderdeel van zijn ‘Put First Things First’ concept. Kwadrant 2 zijn de activiteiten in het bedrijf, of in jouw leven, die niet urgent zijn maar wel belangrijk. Wanneer we met ondernemers werken aan het beter managen van zichzelf, dan tekenen we die kwadranten in cirkels, zoals een doelwit, met kwadrant 2 in het midden. Deze cirkel heet de ‘focus zone’. In de focus zone zet je alles wat er die dag gaande is aan de kant en richt je je op de dingen die op lange termijn daadwerkelijk belangrijk zijn voor het succes van het bedrijf en dat van jouw leven.

Hoe kom je in deze focus zone? Ten eerste moet je de beslissing maken om er in te willen komen. Het zal niet vanzelf gaan omdat deze taken niet urgent zijn. Ze staan ten slotte niet recht voor je neus van je te eisen  dat ze gedaan worden! Wat was de laatste keer dat jouw meest belangrijke cliënt je opbelde en van je eiste dat jij aan jouw budget ging werken? Waarschijnlijk nooit, maar wanneer was de laatste keer dat een cliënt klaagde dat je niet de juiste onderdelen in voorraad had of dat hun bestelling een week te laat kwam? Heb je de tijd genomen om hen op te bellen en ze te vertellen dat je eerder het jaar gefaald hebt om voldoende voorraad te regelen of dat je gefaald hebt vervanging voor die ene machine te plannen terwijl je wist dat die het ieder moment op kon geven? Zoals Stephen Covey ons vertelt, moeten we tijd vrijmaken voor kwadrant 2 en hierop oefenen zodat dit een gewoonte wordt…

Hier volgen een aantal tips om je hierbij te helpen:

  1. Plan met regelmaat in je kalender. Tijd vrijmaken om te plannen is waarschijnlijk de beste en misschien wel de enige manier om er zeker van te zijn dat het gebeurt. Je zult 20% van je tijd moeten besteden aan de ‘focus zone’ activiteiten maar dat betekent niet perse dat dit wekelijks hoeft te zijn. Het zou ook maandelijks gedaan kunnen worden of zelfs per kwartaal. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld om 4 uur per week aan de kant te zetten voor planning (lange termijn, niet korte termijn) en een bijkomende 8 uur per maand, misschien een aantal sessies van een halve dag en dan een bijkomende 16 uur per kwartaal of misschien één of twee sessies buiten kantooruren om.
  2. Creëer een systeem waardoor jij jezelf verantwoordelijk stelt voor deze taak zodat je de behoefte voelt om het te doen. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een coach worden gedaan, een partner, een mastermind groep, een echtgenoot of een ander persoon tegenover wie je je verantwoordelijk voelt om je eraan te houden. Zorg ervoor dat zij weten dat ze je moeten vragen wanneer je er tijd voor aan de kant zet en hoe je deze van plan bent in te delen. Zorg er vervolgens voor dat jij iets aan hen kunt overhandigen waarmee zij kunnen zien wat de output is van jouw planning en zet ook tijd opzij om dit met hen te bespreken.
  3. Deel het werk op in acceptabele hoeveelheden. Sommige mensen werken het best in korte sessies van 30 minuten, anderen hebben liever een 2 uur durende sessie. Let op jouw eigen niveau van aandacht en werkstijl, en kies jouw meest effectieve tijdsperiodes om aan het werk te gaan. Deel het werk op in stukken zodat je in iedere tijdsperiode iets betekenisvol kunt voltooien. Ken jezelf en weet wanneer je tijd aan de kant moet zetten voor jouw focus zone. Zorg ervoor dat jouw opgedeelde stukken tijd het meest effectief werken voor jou.
  4. Kies de juiste tijd voor jouw focusactiviteiten. In ieder bedrijf zijn er tijden van de dag of dagen van de week die beter of slechter zijn dan de ander. Als je weet dat maandagochtend altijd druk is, kies deze ochtend dan niet om ook nog de focusactiviteiten te gaan doen. Jij kent jouw eigen dagelijkse cyclus het beste dus zorg ervoor dat je de meest passende tijd van de dag kiest wat betreft de denkwijze die hoort bij de activiteit die je doet, bijv. creatief out of the box brainstormen of gedetailleerd cijfers invoeren.

Als je wilt dat jouw bedrijf een succes wordt op lange termijn, dan zullen deze bewuste en gedisciplineerde planningssessies ervoor zorgen dat dit werkelijkheid wordt. Succes komt zelden bij toeval, dus zorg ervoor dat jij altijd aan het plannen bent voor succes, niet alleen deze week maar voor de komende decennia.

Meer weten over, of hulp bij prioriteiten stellen en plannen?

Maak dan hier een afspraak voor een kosteloos coachingsgesprek!

Partners

Partner Partner Partner Partner