Kom in actie: Voorjaarsschoonmaak voor je bedrijf 

We hebben allemaal wel eens van de term ” Voorjaarsschoonmaak” gehoord. Het roept een beeld op van het opruimen en het schoonmaken van de ruimtes in je huis of kantoor. Voor bedrijven is een voorjaarsschoonmaak echt een kans om te resetten en te reorganiseren, met het doel je onderneming productiever te laten zijn. Hoewel geen enkele onderneming op een bepaald seizoen zou moeten wachten om processen, systemen en de algehele staat van de organisatie tegen het licht te houden, is, als je een beginpunt nodig hebt, de lente een goed moment om in actie te komen.  

Om te beginnen moet ook je mindset een ‘voorjaarsschoonmaak’ ondergaan. Ga met behulp van een dagboek of een soort visuele indeling met de tips in dit artikel aan de slag. Je kunt ook een whiteboard en post-its gebruiken als je een groter oppervlak nodig hebt. Gebruik gekleurde stiften of markeerstiften om acties die je misschien wilt ondernemen te categoriseren en om ideeën en informatie in groepen te verdelen. 

Maak eerst een mentale inventaris van je huidige activiteiten, activiteiten die je al gepland hebt staan en activiteiten die je in de toekomst wilt doen. Categoriseer welke van deze activiteiten van vitaal belang zijn en er echt toe doen voor jou en je team met behulp van een kleur. Als er iets op je lijst staat dat geen specifiek doel heeft voor verbetering in de toekomst of een blijvende waarde heeft voor de rest van het bedrijf, kun je overwegen met die activiteiten te stoppen. 

Deze inventarisatie van activiteiten zal enkele “Grote Brokstukken” aan het licht brengen die onmiddellijke reactie of reactie op korte termijn vereisen. Deze prioriteitsactiviteiten kunnen uit meerdere stappen bestaan en bijvoorbeeld vereisen dat je nieuwe middelen of personeel inzet. Overweeg deze ‘Grote Brokstukken‘ op te splitsen in hanteerbare stukken die gemakkelijker te verwezenlijken en te organiseren zijn. 

Tenslotte moet deze overzichtslijst, werkkaart of tabel regelmatig opnieuw bekeken worden, zodat jij en je team op koers blijven. Dit is waar het stellen van groepsdoelen of het op elkaar afstemmen van prestatie-indicatoren of KPI’s (Key Performance Indicators) je kan helpen om iedereen georganiseerd en gericht te houden op de opnieuw gestelde prioriteiten. De voorjaarsschoonmaak van je bedrijf kan verder gaan. 

Het opruimen van de rommel helpt ons voor te bereiden op het genieten van de warme en hopelijk productieve maanden die komen gaan (Stillman, 2019) 


Als je je geest hebt opgeruimd en de richting van je bedrijf opnieuw hebt georganiseerd, is het tijd om verdere stappen te zetten om je bedrijf grondig “voorjaarsschoon” te maken. Breek de schoonmaak op in een paar aandachtsgebieden.

  • E-commerce, online, digitale voetafdruk 
  • Bedrijfsvoering 
  • Kantoorruimte of fabriek 
  • Klantervaring en verkooppunten 


Dit zijn acht kerngebieden waarop je je moet concentreren om je bedrijf een grondige lenteschoonmaak te geven.
 

  1. Overweeg automatisering & digitalisering – Dit helpt je processen te versnellen en bepaalde stappen automatisch te maken; Digitalisering kan je helpen documenten of hulpmiddelen op een efficiëntere manier op te slaan. 
  2. Schrijf je uit van overbodige mailinglijsten – Herzie alle lijsten die jijzelf of je bedrijf in de loop van de tijd heeft opgebouwd. 
  3. Audit alle activiteiten & stel processen ter discussie- Schrap overtollige en onnodige handelingen die vertragen of geen waarde toevoegen aan de klantervaring. 
  4. Geef aandacht aan verwaarloosde gebieden – Als je in het verleden beperkte middelen had, is het misschien nu tijd om middelen opnieuw te verdelen of te overwegen het gebied te schrappen als je bedrijf er in de nabije toekomst geen profijt van zal hebben? 
  5. Fris de communicatie naar de klanten op en bundel ze – Zorg ervoor dat je klanten het meest actuele materiaal krijgen dat je merk en je bedrijf het beste positioneert. 
  6. Evalueer personeelsleden en taakverdelingen – Dit zal ervoor zorgen dat je de juiste persoon op de juiste plaats in je organisatie hebt. 
  7. Onderzoek, reorganiseer of hergroepeer je inventaris – Zorg ervoor dat verouderde inventaris op de juiste manier wordt afgehandeld en dat je voldoende voorraad hebt ingeslagen die je in de toekomst nodig zult hebben. 
  8. Ruimtes opruimen & dieptereiniging – Dit helpt je om een schone lei voor je bedrijf te creëren. Bekijk elke ruimte van je zaak vanuit het perspectief van de klant om te zien wat zij zien. 

Een voorjaarsschoonmaak kan ook bestaan uit het opfrissen van bedrijfskleding, marketingmateriaal, sociale media-accounts, en elk ander gebied van je bedrijf dat een beetje opgefrist moet worden. 

Denk aan het reorganiseren van de fysieke ruimte en het bekijken van je werkruimte vanuit het perspectief van de klant. Wat ziet je klant dat hij niet hoeft te zien of niet zou moeten zien? Bekijk opgehangen notities, platen en andere elementen die zich in de loop der tijd opgehoopt kunnen hebben. Het is nu de tijd om ze op te frissen of te verwijderen als dat nodig is. Vervang doffe gloeilampen. Verwijder oude tape of lijm van ramen. Vergeet niet ook de buitenkant van je zaak schoon te maken, door de groenvoorziening en de bewegwijzering op te frissen en misschien zelfs de belijning van parkeerplaatsen opnieuw te schilderen.

“Ook al doe je goed werk met het schoonhouden van een kantoorruimte, soms kan het opruimen om je heen je helpen je geest leeg te maken – wat essentieel is als kleine ondernemer. Als je tegen problemen aanloopt of je overweldigd voelt, kan het herschikken en opruimen van je kantoorruimte je helpen je rustiger, helderder en in staat om oplossingen te vinden te voelen” (Germanos, 2019). 


Germanos
 raadt ook aan opnieuw te schilderen, planten toe te voegen, luchtfilters schoon te maken, de batterijen in rook/koolmonoxidemelders en brandblussers te controleren of te vervangen, en alle geplaatste vergunningen en licenties bij te werken. Deze stappen helpen je kantoor of ruimte leefbaarder te maken. Het kan het moreel van je personeel en de ervaring van je klanten helpen verbeteren.  

Een nog grondigere schoonmaak zou kunnen bestaan uit: 

  • Opfrissen van marketingstrategieën 
  • Opnieuw formuleren van bedrijfsdoelen 
  • Het bijwerken van missie- of visieverklaringen 
  • Het segmenteren en reorganiseren van klantenlijsten 
  • Het onderzoeken van de financiële positie van het bedrijf

“Je kleine bedrijf een goede voorjaarsschoonmaak geven is een geweldige manier om de energie op te krikken en meer succes te realiseren” (SeeGirlWork, 2018). 


De grondigheid van je voorjaarsschoonmaak moet gericht zijn op het verbeteren van de klantervaring en het verhogen van de winst. Werk samen met een gecertificeerde en professionele 
ActionCOACH Business Coach om je bedrijf op te frissen. 

Om in contact te komen met een ActionCOACH ga je naar actioncoachnl.com. De eerste coachingsessie is op onze kosten. 

Partners

Partner Partner Partner Partner